Qu’il s’agisse d’une TPE, d’une PME ou d’un grand groupe, une entreprise doit communiquer pour développer et pérenniser son activité. Une bonne stratégie de communication est déterminante pour la croissance d’une organisation. Différents types de moyens peuvent être déployés pour communiquer notamment à l’ère du numérique. Les outils digitaux sont utiles pour faire évoluer son enseigne, mais un dispositif de contact est toujours indispensable aujourd’hui : le téléphone. Il convient de rappeler l’impact de la qualité de l’accueil téléphonique sur votre image et votre notoriété.
Accueil téléphonique : une vitrine de l’entreprise
La valeur stratégique de l’accueil téléphonique d’une entreprise est souvent sous-estimée. Or, c’est un élément ayant une importance cruciale sur la perception des clients. Le téléphone est le moyen le plus prisé pour la conclusion des affaires et la prise d’information, l’accueil téléphonique est donc la première porte par laquelle les acteurs externes passent pour contacter votre enseigne. Ainsi, dans l’objectif de véhiculer une image positive de votre entreprise, vous devriez miser sur un message téléphonique professionnel.
Un accueil téléphonique de qualité peut être considéré comme un détail. Mais cela va vous aider à développer rapidement votre enseigne : des prospects, des clients voire des partenaires satisfaits par un accueil agréable garderont une première bonne impression de vous. En revanche, un mauvais accueil téléphonique ternira votre image et vous fera perdre de nombreuses opportunités.
Ainsi, des messages téléphoniques de meilleure qualité sont indispensables pour l’image de votre entreprise. Ceux-ci renforceront votre crédibilité et vous permettront d’avancer plus loin : les premiers contacts conditionnent les rapports futurs.
Les clés d’un message téléphonique professionnel réussi
Pour réussir votre accueil téléphonique, un message téléphonique professionnel ne s’improvise pas. Voici les trois éléments à soigner pour un parfait accueil téléphonique :
Le pré-décroché
Diffusé pendant quelques secondes, le pré-décroché désigne le premier message qui sera écouté par vos interlocuteurs. Il doit être à la fois court et clair. En général, c’est un message de bienvenue confirmant à l’appelant qu’il se trouve au bon endroit et qu’il sera mis en contact avec quelqu’un qui va répondre à sa requête.
Le message d’attente
Généralement, les interlocuteurs n’apprécient pas trop l’attente téléphonique. C’est pourquoi il faut limiter au maximum le délai d’attente. Pour faire passer un moment agréable à votre interlocuteur, il est conseillé de diffuser une bonne musique d’attente. L’idéal est de choisir une musique avec un message informatif sur votre entreprise, tout en assurant que l’appel sera pris en charge au plus vite.
Le répondeur téléphonique
Le répondeur d’entreprise est indispensable en dehors des heures de travail et pendant les jours fériés. L’annonce doit inviter à laisser un message ou à rappeler ultérieurement. D’ailleurs, il est recommandé de communiquer via le répondeur les heures et jours d’ouverture de votre entreprise ainsi que l’adresse email ou un autre numéro de téléphone.
Faire enregistrer son message dans un studio professionnel
Il sera plus judicieux de confier l’enregistrement de vos messages professionnels à un spécialiste. Une agence de communication sonore vous proposera des services variés. Elle pourra vous aider à mettre en place un accueil téléphonique d’excellente qualité et digne de votre entreprise.
Un bon studio mettra à votre disposition un grand choix de musiques libres d’utilisation, le casting se fera avec de véritables comédiens. Et surtout, il vous livrera des fichiers audio haute définition.
Le téléphone est un média à part entière, qui nécessite toute votre attention. Soignez votre accueil téléphonique pour donner les meilleures chances à votre entreprise !